Administratief assistent

Werkgever

De CTRG is een onafhankelijk, onpartijdig en collateraal orgaan van het Parlement dat toeziet op de eerbiediging van de grondrechten en de waardigheid van gedetineerden. Voor meer informatie: www.ctrg.belgium.be.

Het CTRTG coördineert meer dan 450 mandatarissen in 37 commissies van toezicht die verbonden zijn aan een gevangenis of detentiehuis in België. De belangrijkste taak van deze commissies van toezicht is aanwezig te zijn in de gevangenissen en toe te zien op de eerbiediging van de menselijke waardigheid van de gedetineerden.

Door bij CTRG te werken, heb je directe invloed op de ontwikkeling van onze organisatie en op het veldwerk dat door de commissie(s) van toezicht wordt verricht.

Wij zijn een organisatie op menselijke schaal en als lid van het “team administratie” werk je samen met alle andere collega’s van het permanent secretariaat (juristen, directie, communicatie, …).

Onze kantoren, gelegen achter het federale parlement, zijn gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Het station Brussel-Centraal ligt op 12 minuten lopen.

Inhoud van de functie

U komt terecht in het team administratie dat momenteel uit 4 personen bestaat: een TeamLeader (NL); een attaché financiën (FR) en één attaché-HR jurist (NL – werkt gedeeltelijk voor het team administratie).

Het team Administratie vervult een ondersteunende rol binnen de CTRG. Het staat in voor de correcte uitvoering van de administratieve processen, het administratief beheer van personeel en leden en biedt ondersteuning aan de andere teams binnen de organisatie. Daarnaast werkt het team nauw samen met een extern sociaal secretariaat, PersoPoint, om een vlotte en efficiënte werking van de organisatie te garanderen.

Door deze brede opdracht komt u in contact met uiteenlopende administratieve en organisatorische processen. De functie biedt dan ook een gevarieerd takenpakket en zal verder evolueren in functie van de groei en veranderende behoeften/processen binnen de CTRG.

Voorbeelden van ondersteunende uitvoerende taken (ongeveer 20%)
– Postbeheer (inkomend en uitgaande post, verzending aangetekende zendingen,…)
– Bezoekersonthaal en telefoonpermanentie
– Facilitaire en praktische ondersteuning, zoals vaatwasser leegmaken, ontkalken koffietoestel, beheer keukenhanddoeken, bloemen bestellen

Voorbeelden van administratieve taken (ongeveer 60%)
– Administratief ledenbeheer (zoals het bijhouden van benoemingen en ontslagen van nieuwe leden, het aanmaken en versturen van badges), het aanmaken en afsluiten van Office 365 accounts)
– Administratieve opvolging van verschillende opleidingen voor nieuwe leden (uitnodigingen versturen, opvolging vooruitgang,…)
– Bijhouden van cijfergegevens in Excel
– Opvolgen van verschillende mailboxen
– Ondersteuning bij evenementen (inschrijvingen, onthaal,…)
– Ondersteuning bij verwerking van de aanvragen zitpenningen

Redactiewerk (ongeveer 10%)
– Nalezen en vertalen van documenten (verslagen, communicatie naar het personeel,…)

Voorbeelden van HR-gerelateerde taken (ongeveer 10%)
– Bijhouden van personeelsadministratie
– Opvolgen van afwezigheden
– Bestelling maaltijdcheques

Profiel

Gezien de grote variatie aan taken en de nog niet gekende evolutie ervan in de toekomst, beschikt de ideale kandidaat over de volgende vaardigheden om het werk nu en later te kunnen uitvoeren:

Algemene vaardigheden
• Je werkt zeer georganiseerd en gestructureerd en je kan makkelijk hoofd- van bijzaak scheiden.
• Je werkt uiterst nauwkeurig in combinatie met snelheid van uitvoering.
• Je bent sterk in administratief beheer van lijsten en vooruitgangscontrole (bij voorkeur op een geautomatiseerde manier)
• Je leert graag en snel bij.
• Je kan omgaan met de veranderingen die inherent zijn aan een organisatie die voornamelijk uit vrijwilligers bestaat.
Technische vaardigheden
• Ervaring met het uitvoeren van administratieve taken vormt een grote meerwaarde
• Basis HR-kennis (contractenrecht, rol van een sociaal secretariaat,…) is een pluspunt.
• Je kan je vlot mondeling en schriftelijk uitdrukken in het Nederlands en in het Frans.
• Je staat heel erg open voor ICT-oplossingen en beschikt over een grondige basiskennis van de Office 365 applicaties (SharePoint, Excel en Outlook)

Meer informatie over de vacature kan u terugvinden in bijlage.