Voorzitter / Ondervoorzitter - Commissie van toezicht

Eigenschappen en vaardigheden

Van een commissielid wordt verwacht dat hij/zij/x de functie uitoefent met respect voor het huishoudelijk reglement en de deontologische code:

• Op neutrale, objectieve, onafhankelijke en onpartijdige wijze;
• Met discretie en eerbiediging van de vertrouwelijkheid;
• Integer;
• Zonder te discrimineren.

Vereiste vaardigheden :

• Algemene vereisten:
  • Voldoende tijd kunnen vrijmaken
  • Flexibiliteit aan de dag stellen indien nodig
  • Duidelijk engagement en inzet vertonen

• Sociale vaardigheden
  • Beschikken over sociale vaardigheden, intuïtie en een kritische ingesteldheid;
  • Diplomatisch zijn;
  • Empathisch zijn;
  • Communicatief vaardig zijn;
  • Luisterbereid zijn;
  • Open van geest zijn.

• Technische vaardigheden
  • Over goede redactionele vaardigheden beschikken;
  • Vertrouwd zijn met de standaard kantoor-en internetprogramma’s (Word, Excel, enz.)

Specifieke taken

Als voorzitter en/of ondervoorzitter van een commissie van toezicht, bent u eveneens regulier lid van de commissie. U zal daarom ook de terugkerende taken als lid van een commissie van toezicht uitvoeren. Hiervoor verwijzen wij u graag door naar de functieomschrijving van het lid.

Hieronder lijsten wij voor u de specifieke taken van de voorzitter/ondervoorzitter van een commissie van toezicht op. Een eventuele verdeling van de taken kan onderling en in overeenstemming met de ondervoorzitter/voorzitter afgesproken worden.

Voorbereiden en organiseren van de maandelijkse vergadering van de commissie:

• Tijdig voorzien van een lokaal binnen de lokale inrichting waar de vergadering kan plaatsvinden
• Toegang tot de gevangenis verzekeren voor nieuwe leden
• Agenda punten voorbereiden en oplijsten in samenwerking met de secretaris van de commissie. Zie hier voor een template “dagorde”.

Tijdens de vergadering:

• Voorzitten van de vergadering
• Agenda en timing bewaken doorheen de vergadering

Na de vergadering:

• Doornemen en indien nodig aanvullen van het verslag dat werd opgesteld door de secretaris van de commissie
• Samen met de secretaris van de commissie openstaande opdrachten opvolgen en/of nagaan of ze werden uitgevoerd

Doorlopende taken

• Voortdurend waken over de missie en visie van de Centrale toezichtsraad voor het gevangeniswezen (CTRG) en haar commissies en de uitvoering/naleving hiervan door de leden van de commissie.
• Bewaken van het respecteren van de deontologische code en het huishoudelijk reglement van de CvT.
• Op regelmatige basis vergaderingen organiseren met de directie van de gevangenis (minstens één keer per maand).
• Communicatie verzorgen met de diensten van de CTRG vnl. administratie en coördinatie.
• De CTRG interpelleren over belangrijke onderwerpen die door de leden van de CvT worden geïdentificeerd doorheen hun bezoeken aan de gevangenis;
• Het vertegenwoordigen van de commissie van toezicht op vergaderingen en andere gelegenheden waarvoor de aanwezigheid van alle leden niet vereist is (bijvoorbeeld voorzittersvergadering).
• Het verwelkomen en onthalen van nieuwe leden en hen wegwijs maken in de gevangenis, de werking van de commissie en de CTRG. Opleiden van nieuwe leden en ondersteunen van alle leden in samenwerking met de referentiecoördinator.
• Advies uitbrengen over nieuwe kandidaturen die aan de CTRG zullen worden voorgelegd. Voorafgaandelijke gesprekken organiseren met kandidaat-leden om een degelijk advies te kunnen opstellen.
• Indien nodig en leden van de klachtencommissie verhinderd zijn, plaatsvervangend optreden of een plaatsvervangend lid aanwijzen om deel te nemen aan de hoorzitting.
• Nakijken en goedkeuren van de zitpenningen.