Secretaris
De rol van een commissie van toezicht (CvT)
Missie :
Een onafhankelijk toezicht uitoefenen op de gevangenissen, in het bijzonder op de naleving van de mensenrechten en op het eerbiedigen van de waardigheid van de gedetineerde personen.
Samenstelling :
Elke CvT bestaat uit 6 tot 18 leden, afkomstig uit de brede maatschappij (waaronder minimaal 2 juristen en 1 arts). Hun mandaat duurt 5 jaar, en kan tweemaal worden hernieuwd.
Specifieke taken
Als secretaris van een commissie van toezicht kan u ervoor kiezen louter en alleen de functie secretaris op te nemen, of deze te combineren met een regulier lidmaatschap. De tweede optie houdt in dat u naast de taken van een secretaris ook de vaste taken van een commissielid zal uitvoeren. Voor deze vaste taken als lid van een commissie van toezicht, verwijzen wij u graag door naar de functieomschrijving van een lid.
Hieronder lijsten wij voor u de specifieke taken van de secretaris van een commissie van toezicht op.
- Maandelijkse commissievergadering in samenspraak met de (onder)voorzitter
- Planning van de vergaderingen (data, uur, toegang, …);
- agendapunten en eventuele bijlages bepalen en versturen naar de leden;
- bijhouden van een lijst met aanwezigheden en verontschuldigingen;
- opmaak van een verslag, afstemmen met de (onder)voorzitter en verspreiden naar de leden en de referentiecoördinatrice;
- opvolging van afspraken en acties;
- gebruik maken van de modeldocumenten die gedeeld worden op SharePoint.
- Administratieve taken
- Opvolging van de gezamenlijke CvT-mailbox in samenspraak met de (onder)voorzitter;
- Toezien op de naleving van het reglement en de leden informeren over belangrijke deadlines (dag van de CvT’s, voorzittersvergadering, …);
- Administratieve opvolging van de leden (contactgegevens, toegangen, kandidaturen, …);
- Administratieve wijzigingen bij leden communiceren aan het secretariaat van de Centrale Toezichtsraad voor het Gevangeniswezen (CTRG);
- beheer documentatie op SharePoint;
- administratief aanspreekpunt voor de CvT-leden en de administratieve diensten van de CTRG;
- beheer van de kwartaalopgaves van de zitpenningen voor de leden en verplaatsings- of andere onkosten: verzamelen, laten tekenen en versturen naar de administratie van de CTRG;
- in samenwerking met de (onder)voorzitter, ondersteuning bieden in het opstellen en finaliseren van het jaarverslag van de CvT.
De secretaris voert niet noodzakelijk alle taken zelf uit, maar zorgt ervoor dat iedere taak wordt uitgevoerd en dat de leden beschikken over de informatie die nodig is voor een goede werking van de CvT.
